Geçen yazdığım “Müfettişin yüzü mahkeme duvarı mıdır?” başlıklı yazımdan sonra beni arayan dostlarım: “Nereden çıktı bu teftiş, müfettiş?” dediler. “Vallaha ninemin sandığından çıktı diyemem. TDK Türkçe Sözlüğünden buldum ve kullandım” dememe de epeyce güldüler. Teftiş türlerine devam edeceğimi söylemiştim. Hadi gençlerin de kolay anlaması için denetim çeşitleri diyelim. Denetimler kurumun kendi içinde yaptığı denetimler ve dışarıdan alınan denetimler olarak tasnif edilebilir. Kurumun kendi içinde olan denetimler bu iş için oluşturulmuş birimler vasıtasıyla veya birbirini kontrol eden personeller vasıtasıyla yapılır. Ancak benim en çok sevdiğim denetim, sistem tasarlanırken oluşturulmuş olan ve iş süreçlerinin birbirini kontrol etmesi de diyebileceğimiz otokontroldür. Bir satınalma birimi onaylanmayan bir ürünü satın alamıyorsa, onaylayan makam da piyasa araştırması olmayan bir talimatı onaylamıyorsa burada gerçekten bir sistem tasarımı var demektir. Kağıt üzerinde her şey talimatlara, prosedürlere uygun yürüyor olarak görülebilir. Ama yerinde bizzat gözlenmedikçe gerçeği tam olarak anlayamayız. Yerinde yapılan denetimler de öncesindeki hazırlıklar açısından haberli ve habersiz olarak, denetim metodu açısından gizli-açıktan ve uzaktan denetim olarak tasnif edilebilir. Haberli Denetim Bu denetim türünde önceden nelere bakılacağı ve hangi kriterlere göre değerlendirme yapılacağı belirlenmelidir. Mümkünse değerlendirme objektif bir kontrol listesi ile ve ölçekli bir puanlama sistemi ile form haline getirilmelidir. Haberli denetim öncesinde bir hareketlilik oluşturma ve varsa eksikleri hızlıca tamamlanmasını sağlamak açısından verimli bir yöntemdir. Tek riski ise sadece denetim gününe mahsus düzenlemelerin (biz buna göz boyama diyoruz) yapılmasıdır. Bunu engellemenin yolu aşağıda da belirteceğimiz alternatif başka yöntemlerle desteklenmesidir. Habersiz Denetim Zamanı konusunda denetlenecek birime bilgi verilmeyen bu denetim türünde herşeyin doğal haliyle tesbit edilmesi açısından önemlidir. Tüm denetimlerin haberli yapılması da, her zaman baskın yapılması da yanlıştır. İkisinin dengeli bir şekilde yapılması gerekir. Habersiz yapılan denetimde de denetmenin elinde objektif bir ölçek ve değerlendirme kriterleri olmalıdır. Habersiz denetimde çalışanların rencide olması riski veya kurumda güvensizlik oluşması riski vardır. Gerek sözleşmelerde gerek toplantılarda ‘her an denetim olabileceği‘nin anlatılması bu konudaki mahcubiyetin oluşmamasını sağlar. Habersiz denetimlerde kırıcı olmak istemiyorsak, eksiklerin tamamlanması için bir fırsat vermemiz gerekir. Gizli Denetim Özellikle son yıllarda birçok büyük firma tarafından yapılagelen gizli denetimler müşteri memnuniyetini sorgulayan bir yapıda oluyor. Müşteri rolündeki bir kişi hizmet ya da ürünü alıp sonrasında gözlemlerini rapor ediyor. Bu konuda profesyonel hizmet veren firmalar da var. Bir sözleşme imzalayarak sizin adınıza kurumunuza ve şubelerinize bir gizli müşteri göndererek önceden belirlenmiş kriterlere uygun gözlemler yapıp size rapor etmelerini sağlayabiliyorsunuz. Hatta daha ileri teknolojiler kullanarak ses kaydı veya görüntü kaydı ile size gözlemleri aktarabiliyorlar, danışmanları buradan hareketle size kurumsal yapı konusunda revizyonlar ve tavsiyeler yapabiliyorlar. Daha da enteresan uygulamalar geliştiren insan kaynakları danışmanları biliyorum. Gizli müşteri kamera ile kayıt yapıyor. Daha sonra kaydedilen personelle birlikte bu görüntüler izleniyor ve doğru davranışları, yanlış davranışları birlikte analiz ediliyor. Aslında bu tür gizli müşteri uygulamalarının en büyük katkısı “plasebo etkisi” diyebileceğimiz psikolojik etkisidir. Personele “biz bir danışmanlık firması ile çalışıyoruz. Onlar zaman zaman gizli müşteriler göndererek uygulamalarımızın prosedürlere uygunluğunu test ediyorlar” dediğinizde gelen her müşteri potansiyel denetmen olarak görülecektir. Ve her müşteriye patron gözüyle bakma anlayışı kendiliğinden yerleşiyor. Gözetlendiğinizi bilmek her an dikkatli olmanızı sağlayacaktır. Bu anlamda güvenlik kameraları da insanların dikkatli olmalarını, iş verimlerini arttırmalarını sağlar. Hele kameraları patron izliyor ise varın siz düşünün. Bu şekildeki uygulamaların etik boyutları her zaman tartışılacaktır. Şahsen ben kişinin vicdanı ile başbaşa bırakılmasının daha etik olduğunu düşünüyorum. Çok da kişilik haklarına tecavüz sayılacak kadar gözetlemek, göz açtırmamak elbette doğru değildir. Ama insan doğasında var olan bir gevşeme potansiyelinin farkındayım ve bunu denetimle dengede tutmak gerekiyor. Açıktan Denetim Prosedür ve talimatların yazılı yapılması ve tebliğ-tebellüğ esasına dikkat edilmesi açıktan bir denetim yöntemidir. Kiiye bir kuralı imzalı tebliğ ederken: “bu kurala uymanı istiyorum. eğer uymazsan sana karşı bir yaptırımım olacak ve bunu da bu tebliği imzalamakla kabul ettin” demiş oluyoruz. Sistemin kendi içinde birbirini kontrol eden süreçlerinin olması açıktan bir denetim olduğu anlamına geliyor. Yukarıda belirttiğimiz haberli denetim ve habersiz denetimlerin ikisi de açıktan denetimdir. Uzaktan Denetim Teknolojik altyapılarla personel devam takiplerinin yapılması, uydudan araç takipleri, müşteri anketleri ile internet üzerinden ve telefonlarla geri bildirimlerin alınması, satış rakamlarındaki değişim istatistikleri ile piyasa durumunun analizinin yapılması da dolaylı olarak birer denetim yöntemidir. Raporlar istenmesi ve raporların incelenmesi bir denetim yöntemidir. İnsan kaynakları birimlerinin performans ölçümleri, prim sistemleri de aslında birer denetim yöntemidir. Özellikle yukarıda değindiğimiz gizli denetimlerde insanlarda sürekli bir güvensizlik ve paranoya şüphesi oluşturacağından abartma düzeyine çıkartmamak gerekir. İnsanların kişilik haklarına ve özel hayatlarına zarar verecek uygulamalardan kaçınmak gerekir. Özellikle işletmelerde ve kurumlarda çatışma ve kaygı oluşturmamak için bir taraftan denetimler yaparken bir taraftan takım ruhunu güçlendirecek ve motivasyonu arttıracak çalışmalar yapmak gerekiyor. Sanayii devrimi sonrası yapılan en büyük hata herşeyin makinalarla otomatiğe bağlanması sonucu insan ruhunun ihmal edilmesi idi. Şimdi bilgisayarlarla her şey daha önce hiç olmadığı kadar kontrol altında tutulabiliyor. Hele internet geliştikçe neredeyse kaçacak yer kalmıyor. Ama insanın, ruhu olan duyguları olan bir varlık olduğunu unutmamak gerekir. Korkutarak ve sıkarak oluşturacağınız bir displin arkanızı döndüğünüz anda aleyhinize döner ve zamanla kendi zaaflarını ortaya çıkarır. Güven vererek ve kabullenmesini sağlayarak disiplin oluşturmak ve denetim yapmak çok daha etkili olacaktır. Çok zor olmasına rağmen karşılıklı herkesin birbirini denetlediği, ama insan kusurlarından da arındırılmış bir denetim mükemmel organizasyonlar oluşturulmasını sağlar.