Denetim mekanizmaları her kurum ve sistemin içerisinde vardır ve olmalıdır. Sistemlerin varolması ve ayakta kalması bir bakıma denetimle mümkündür. Kanun konur, kural belirlenir, prosedür yazılır ve sonrasında bunların uygulanmasının takibi denetimle mümkündür. İşin kamu yönü, siyasi yönü büyük ve derin tarafları beni aşıyor olsa da genel çerçevede denetimi kendi kurumumda bir nebze de olsa uygulayan birisi olarak tecrübelerimi paylaşmak istiyorum.
Denetim veya teftiş kelimesi kendi başına soğuktur zaten. Müfettişler de genelde bu bağımsız olma ve etki altında kalmama çabasından dolayı “mahkeme duvarı gibi yüzü var” diye anlatılır. Ara NOT: Anlayış göstereceğinizi umarak “denetmen” kelimesi yerine “müfettiş”, “denetim” kelimesi yerine de “teftiş” kelimesini kullanacağım. Zira kelimeleri kullanırken de haz duyduğum ve yaşatmak istediğim kelimeleri kullanmayı tercih ediyorum. Öncelikle sistem tasarlanırken teftişe yer verilmeli ve nasıl ve hangi periyotlarla hangi noktaları kontrol etmek için teftiş yapılacağı kural ve prosedürlerde belirtilmelidir. Böylece uygulayıcılar kendi yaptıklarının nasıl ölçüldüğü ve hangi noktalara dikkat etmeleri gerektiği konusunda da bilinçlenmiş olacaklardır.
Müfettiş tarafsız olmalıdır Teftişi yapan, hiçbir etki altında kalmadan uygulayıcı kim olursa olsun farklı bir gözle değil hep aynı mihenk ölçüleri ve hep aynı şablonla bakmalıdır. Bu anlamda işini ciddi yapan müfettişlerin kimseden ikram bile almadıklarını görmüşsünüzdür. Bunun iki sebebi vardır: Ya kendilerine sui niyetle birşeyler yedirileceğinden korkarlar, ya da karşı tarafın minneti altında kalıp etkilenmek istemezler. Hassas olmak bazen gerçekten de böyle marazi bir yabancılık şeklinde cereyan edebiliyor. İşte o zaman mahkeme duvarı gibi bir yüz ifadesi ile karşılaşıyorsunuz. Teftiş ölçülebilir olmalıdır. Teftişin öncesinde hazırlanan soru ve ölçekler belli ve birbiri ile kıyaslanabilir şekilde olmalıdır. “Çok iyi”, “biraz laubali gördüm”, “sanki bir dağınıklık sezdim” gibi ne anlama geldiği belli olmayan ifadeler kırıcı olmanın ötesine geçemez.
Teftiş sonrasında incelenen teftiş raporundan çıkarılacak sonuç ve yazılacak görev listesi açısından da muğlak ifadeler son derece tehlikelidir. Ama niyetiniz (art niyetiniz) teftiş ettiğiniz kişi yada birimi küçük düşürmek, görevden uzaklaştırmak gibi bir şey ise orasına karışmam. Müfettiş bağımsız olmalıdır Kurumlarda benzer pozisyonlarda benzer işleri yapan kişilerin birbirini teftiş etmesi abestir. Kusursuz insan olmayacağı varsayımından hareket edersek siz karşı tarafta kusur bulursanız, karşı taraf da sizin emsaliniz ise hemen sizin bu konuda ne yaptığınıza bakacak ve tepkisi kusurunuzu aramak olacaktır. Mümkünse teftişleri sadece işi bu olan kişiler yapmalı veya bir üst pozisyondaki yönetici bir altındaki birimi teftiş etmelidir.
Teftiş yapıcı olmalıdır Sevdiğim bir yönetici arkadaşım “fırça tozunu almak için atılır” demişti. Yöneticiler kusur veya eksik buldukları yerde argo tabiri ile fırçalarlar. Bu fırça tozunu alarak daha parlak hale, daha güzel duruma getirmek içindir. Yoksa gerçekten bir yargılama ve suçlama maksadı gütmemektedir.
Teftiş sırasında yapılan hatırlatmalarda veya raporlara yazılan ifadelerde sorun olarak belirtilen konuların en azından bir çözümü önerilmelidir. Teftiş eden talimat vermemelidir Müfettişler sadece bakar, durum tesbiti yapar ve üstlerine rapor ederler. Varsa eksiklerin talimatlarla tamamlanması veya uygulama şeklinin değiştirilmesi gibi konular ilgili birim amirine düşer. Yöneticiler teftiş raporlarına bakarak düzeltmeleri gereken konuları takip edip düzeltirler. Teftişi yapan aynı zamanda o anda talimat verirse iki başlılık ortaya çıkar.
Müfettiş teftiş ettiği işi bilmelidir Müfettiş işin içinden birisi değilse elinde ne kadar öznel ölçek olursa olsun tam ve gerçek anlamda teftiş yapmış olmaz. Belge üzerinde teftiş en kolayıdır. Ancak yine de teftiş edilen konuya yabancı birisi için hem daha uzun süre alacaktır hem de konuyu tam olarak anlaması mümkün olmayacaktır. Gözlemle işin kalitesini değerlendirmek ise çok daha zordur.
Teftişte önem derecesi olmalıdır Müfettişler prosedürlere uygunluk açısından bakarken veya ellerindeki ölçek ve şablonlara göre değerlendirme yaparken önem derecesine de dikkat etmelidir. Eksik olmakla birlikte işin özüne yönelik olmayan konuların üzerinde çok durmak, buradaki hata ve eksikleri büyütmek çalışanların müfettişlere bakış açısında sapmalara neden olur. Bir markette rafların sırası önemlidir ama kasiyerin çorabı o kadar önemli değildir. Bir dersanede camların temizliği ile öğretmenin müfredata uygun ders anlatması aynı önem derecesine sahip değildir. Böyle önemsiz konulara çok takılan insanlar bir süre sonra sadece nefret edilen “kıl bir müfettiş” olmanın ötesine geçemez.
Teftiş işi aksatmamalıdır. Kurumlar canlı organizmalardır. Belli bir mesaide belli periyotlarla ürün ya da hizmet üretirler. Hiçbir kurumun kapısına “teftiş dolayısıyla kapalıyız” yazamazsınız. Evet bu cahilliği yapan da yoktur belki ama teftiş çalışmalarından dolayı işlerin yavaşladığı, müşterilerin terslendiği veya bazı işlerin ertelendiği yerler gördüm. Ne teftiş dolayısıyla çarkın durması, ne de teftiş yapılacak bahanesiyle insanlar işlerinden alıkonulması uygun değildir. Hele müşterilerin yanında (ya da dışarıdan gelen muhatapların gözü önünde) teftiş yapmak, sorular sormak, evrakları indirip incelemek son derece yanlıştır. Ancak şu olabilir: müşterilerin de fikrini alarak bir performans ölçümü yapılacaksa, katılmak isteyenlerden rızaları alınarak teftişe katılmaları istenebilir. Bu uygulama ya küçük bir anketle yapılmalıdır veya bir ya da iki soru sorularak yapılmalıdır.
Müfettiş gülebilir. Müfettiş ille de somurtkan, insanlara tepeden bakan, ahkam kesen kişi değildir. Maksat sonuç almak ise insanlarla iyi iletişim kurmak için sempatik olmak, güler yüzlü olmak etkili bir yöntemdir. Sorular sorarken, gözlem yaparken, inceleme yaparken normal bir insan olarak davranmalıdır. Özellikle insanlardan işbirliği bekliyorsak onlarla sohbet ederek, iyi ilişkiler kurarak sonuca ulaşabiliriz. Ancak bütün bu insani ve iyi ilişkiler beraberinde duygusal davranmamızı ve haksız değerlendirmeler yapmamızı getirmemelidir.
Maalesef büyük bir önyargı da “kafaya almak” diye tabir edilen davranış kalıbı ile bazı şeylerin örtbas edilmeye çalışılmasıdır. “Teftişe gelen filanca kişiyi burada gayet güzel ağırladık. Hoş sohbet tatlı birisi zaten, yedik içtik, konuştuk. Ne istediyse gösterdik notlarını aldı. Hepimiz olabildiğince yardımcı olduk. Ama şu yazdığı rapora bakın. Bizi yerden yere vurmuş.” Bunu diyen arkadaşlar kendilerini aldatılmış hissediyorlar. Oysa müfettişin değerlendirdiği şey onların ilgi ve alakası değil, işlerin kendisi, kurum imajı, müşteri memnuniyetinin sağlanmasıdır örneğin. Bu ikisini birbirinden ayırt edebilmeliyiz. Eğer benim bir hatam varsa ve konulan birtakım kurallar ve prosedürlere uygun davranmamışsam; aramız çok iyi olsa da dostum bir müfettiş bunu olduğu gibi rapor edebilir.
Müfettiş adil olmalıdır. Müfettişin değerlendirmeleri herkes için aynı ölçülerde olmalıdır. Kişiye göre farklı değerlendirmeler, duruma göre farklı önem dereceleri doğru değildir. Teftiş yöntemlerini de başka bir yazımızda ele alacağız.
